Dokumentit operatiivisen työn välineinä

Yrityksissä tieto tallentuu digitaalisille dokumenteille ja niihin tallentuu yrityksen osaaminen. Dokumentit ovat operatiivisen toiminnan työvälineitä, jotka voivat tuoda kilpailuetua.

Tieto lisääntyy eksponentiaalisesti ja samalla aika tiedon etsimiseen ja sen jakamiseen vähenee kiireisissä toimintaympäristöissä. Seurauksena on infoähky, johon dokumentinhallintajärjestelmä voi tuoda konkreettista apua.

Dokumentinhallintajärjestelmien avulla digitaalista tietoa pidetään järjestyksessä. Tieto luokitellaan yrityksen tarpeen mukaan määritellyin kriteerein jo sen luomisvaiheessa, minkä jälkeen se kansioidaan niin, että sitä voidaan hakea nopeasti ja helposti.

Järjestelmällinen dokumentinhallinta merkitsee yritykselle uutta toimintakulttuuria, jossa joudutaan luopumaan mm. vapaasta tiedostojen nimeämisestä. Vastineeksi yrityksen tiedonkulku paranee ja sen ajankäyttö tehostuu.