<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=135298703709534&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Tässä toisessa MS Power BI heti käyttöön -blogiosassa käydään läpi ko. raportointiratkaisun ns. web-palvelupohjaista puolta. Tämän BI-blogisarjan  ensimmäisessä osassa tehtiin yleiskatsaus Business Intelligencen ja raportoinnin nykypäivän vaatimuksiin sekä esitettiin Microsoft Power BI -raportoinnin kaksi puolta – excel- ja web-palvelupohjaisen ratkaisun.

Mistä MS Power BI:ssa kyse - pikasilmäys

Seuraavan ko. ratkaisuvalmistajan videon avulla vajassa 2 minuutissa voi saada esimakua MS Power BI:n web-palvelusta: Power BI – Experience your data.

WEB-Palvelukokonaisuuden rakenne

1. Power BI -palvelu

Mistä sitten palvelu rakentuu ja mitä se mahdollistaa? Käytännössä web-palvelupohjaisen ratkaisun toteutus muodostuu itse verkkopalvelusta ja sitä täydentävästä, mutta ei pakollisesta desktop-klienttisovelluksesta.

Mielestäni itse verkkopalvelua Power BI (Power BI Service) voi kuvata Microsoftin Azure-pilvessä toimivana asiakasorganisaatiokohtaisena sivuna. Siinä on valmiit toiminnallisuudet, joiden avulla voi ottaa yhteyden tietyntyyppisiin datalähteisiin, tehdä kyselyjä, luoda yksinkertaisia raportteja, visualisoida niitä ja jakaa yhteiskäyttöön. Datalähteinä voivat olla oman yrityksen tai muualla verkossa olevat tietopaketit, jotkut tietokannat, tiedostot tai jokin muu lähde.

Datasaantia varten tarvitaan datalähteen osoite ja pääsyoikeus (jos sellainen on käytössä). Kun yhteys on luotu, lähdedata on tarkkailtavana ja saatavana esim. taulujen muodossa sarakkeineen, joten SQL-kielen osaaminen ei ole välttämätön. Mielenkiintoinen ominaisuus on se, että kyselyissä voi käyttää myös luonnollista kieltä.

Verkkopalvelun käyttöön tarvitaan siis vain internet-selain. Palvelu toimii myös mobiililaitteissa. Tämä on uudempi Power BI -raportointitapa kuin Excelissä - se kehittyy nopeasti ja sen uudet ominaisuudet tulevat käyttöön melkein viikoittain. Myös Excel-tiedostot voi ladata verkkopalveluun. Mainittakoon samalla, että palvelussa luotua raporttia ei voi tuoda Exceliin, ainakaan vielä.

2. Power BI -desktop

Mihin ja miksi vielä desktop-klienttisovelluksesta tarvitaan, vai tarvitaanko? Verkkopalvelua täydentävä Power BI Desktop on erillinen ladattava ja esim. työasemaan asennettava raportointityökalu. Se ei ole pakollinen, mutta mahdollistaa mm. laajempaa datalähde-skaalaa ja monipuolisempaa datan käsittelyä kuin pelkää Power BI -pilvipalvelu. Kummassakin on samanlainen käyttöliittymä, ja desktopissa on siis enemmän toiminnallisuuksia. Niiden avulla voi hakea ja yhdistää eri lähteistä tiedot, mallintaa datat, ja niiden pohjalta luoda, muokata ja visualisoida raportit sekä julkaista ne Power BI -pilvipalveluun yhteistyökäyttöön.

Desktopilla luodut tiedostot, eli valmiit raportit tallentuvat *.pbix -tiedostoina. Sovellus toimii samoilla periaatteilla kuin Excel (pitkälle yhdistäen Power Pivot, Quary, View), joskin Excelillä on laajemmat ja monipuolisemmat toiminnot ainakin tässä vaiheessa.

Miten power BI -raportit toteutetaan ja jaetaan yhteistyöhön?

Power BI -raportoinnissamme totesimme, että pelkkä Power BI -pilvipalvelu, ilman Desktop-sovellusta, riittää lähinnä yksinkertaisten raporttien luomisessa.  Tämä koskee tapauksia, joissa tarve on vain suppeammille datalähdevalinnoille ja yksinkertaisemmille datahauille, ja joissa ei ole tarvetta hienommalle datan mallinukselle. Valmiit raportit ja koontinäytöt (dashboardit) jaetaan halutuille käyttäjille Power BI -pilvipalveluun. Jako tapahtuu linkkien (esim. sähköpostin välityksellä) kautta, joita klikkaamalla pääsee jaettavan palvelusivun alueelle.

Jos tarvitaan monimutkaisempia datamuokkauksia ja raportteja, suosittelen käyttämään myös Power BI Desktopin -klienttityyppistä sovellusta. Silloin raportti tallennetaan esim. omaan työasemaan *.pbix -tiedostona. Valmis raportti julkaistaan Power BI -pilvipalveluun, johon ei tarvita kun pari klikkausta.

Power BI -pilvipalvelussa raporttien ja koontinäyttöjen päivitystä datalähteistä on mahdollista säädellä tarpeiden mukaan, mm. päivitysten tiheys ja laajuus. Automaattinen päivitys vaatii palvelun Pro-versiota, josta on kerrottu tarkemmin alempana.

MS Power BI -raporttien käyttö ei vaadi erityisosaamista

Väittäisin, että MS Power BI:n web-palvelun valmiiden raporttien käyttö ei vaadi erikoisosaamista tai erillistä koulutusta. Riittää esim. Excelin osaaminen (ja mielellään Pivotin). GUI on suhteellisen helppokäyttöinen ja intuitiivisesti toimiva.

Raporttien rakentaminen taas saattaa vaatia syvällisempää tutustumista ko. ratkaisuun sekä aikaa datan analysointiin, mallintamiseen ja optimaaliseen visualisointiin. Ilmainen ladattava Power BI -raportoinnin pikaoppaamme antaa hyvän käsityksen ja vinkit myös verkkopalvelun käyttöön, sekä viittaukset laajempaan hyödylliseen opastukseen.

Aiheen osaamisesta puheen ollen, muistuttaisin vielä, että raportointityökalujen tehokäyttö on vain osa organisaation tietojen hyödyntämistä. Omaa osaamista, näkemystä ja kokemustakin vaativat mm. sellaiset alueet, kuten data- ja kokonaisarkkitehtuuri, liiketoiminnan raportoinnin ja johtamisen tietovirtojen tarpeet, raportointitoteutuksen tietoturva ja käyttöoikeudet, optimaalinen lisensiointimalli huomioiden jo olemassa olevat kuviot (esim. MS, Azure ym). 

Power BI:n lisenssivaihtoehdot

Power BI -pilvipalvelu ja Power BI Desktop -sovellus ovat ilmaisia. Power BI PRO -lisenssillä saa huomattavasti enemmän palvelun ominaisuuksia kuin pelkällä Power BI (free). Tarvittaessa PRO:n saa suhteellisen edullisella kk-maksulla – ks. Power BI ja Power BI PRO -vertailuun ja hintatietoon. Se ei vaadi Office, Excel, Office365 tms. lisenssejä. Power BI -pilvipalvelun käyttö vaatii rekisteröitymistä käyttäjän organisaation sähköpostiosoitteella.

Huom!

Tämä oli kolmiosaisen Power BI -blogini toinen osa. Ensimmäinen osa käsitteli aihetta Power BI heti käyttöön. Tilaa myös blogitekstimme suoraan sähköpostiisi!