Lähtötilanne ennen yhteistyötä - järjestystä asiakastietojen hallintaan
Centre for Wireless Communications aloitti yhteistyön Alfamen kanssa vuoden 2017 alkupuolella herätessään tarpeeseen hallinnoida 5G-testiverkon käyttäjätietoja. CWC halusi
löytää helpon, joustavan ja pilvipalvelussa toimivan asiakkuudenhallintajärjestelmän, jolla pitää
tiedot ajan tasalla.
5G-testiverkon käyttäjien hallinta oli haastavaa ja järjestelmän tarjoamaa tukea kaivattiin erityisesti sellaisille käyttäjille, jotka haluavat testata laitteitaan tai järjestelmiään 5G-testiverkossa.
”Aiemmin asiakastietoja ei ylläpidetty järjestäytyneesti”, kertoo 5G-testiverkon asiakassuhteista vastaava Petri Kivinen.
Yksi keskeisistä vaatimuksista asiakkuudenhallinnalle oli asiakkaan tietoturvattu pääsy omiin tietoihinsa, mikä mahdollistaa mm. menneiden ja tulevien testaustapahtumien sekä
laitevuokrien tarkastelun. CWC:lle haettiinkin joustavaa, helposti ylläpidettävää ja muokattavaa alustaa, jossa kaikki tieto tallentuu pilveen. Näihin vaateisiin Alfame lähti
rakentamaan asiakkuudenhallintajärjestelmää, joka vastaisi CWC:n tarpeisiin myös tulevaisuudessa.
Kokonaisuutena ratkaisu on hyvä ja toimiva.
- Petri Kivinen, Oulun Yliopisto, Centre for Wireless Communications
Hybridityökalu sisäiseen
hallintaan sekä ulkoisten käyttäjien tarpeisiin
Yhteistyö Alfamen kanssa polkaistiin käyntiin keväällä 2017 suunnittelun, kartoituksen ja määrittelyn merkeissä muutamassa yhteisessä workshopissa. Projekti eteni vauhdilla Alfamen agile-tekemisen ja iteratiivisen suunnittelun ansiosta, joista CWC:n Kivinen kiitteleekin Alfamea.
Tavoitteena oli rakentaa työkalu, jonka avulla asiakkuuksien hallinnointi on helppoa sekä viestiminen mahdollisimman vaivatonta. Teknologiaksi valikoitui SharePoint, joka palvelee
sekä käyttäjätietojen hallintaa että tiedotusta. Lisäksi SharePoint oli järjestelmänä CWC:lle tuttu ja Alfamen osaaminen sen parissa vakuutti.
Alfamen toteuttama ratkaisu on sekä CWC:n sisäinen työkalu käyttäjätietojen hallintaan että 5G-testiverkon käyttäjien työskentelyalusta yrityskohtaisille testaustapahtumille. Toteutus on kuin CRM-työkalu, johon kirjataan 5G-testiverkkoa hyödyntävien asiakkaiden ja organisaatioiden tiedot. Työkalu mahdollistaa tietojen kirjaamisen ohella myös käyttäjätietojen ylläpidon sekä niiden säilyttämisen.
"Kokonaisuutena ratkaisu on hyvä ja toimiva”, toteaa Kivinen.
Yhtenä osana ratkaisua on myös Alfamen tekemä julkinen sivusto, jolta löytyvät kuvaukset kaikista 5G-testiverkon tarjoamista palveluista. Sivuston kautta kuka vain testauksesta kiinnostunut voi olla yhteydessä CWC:n asiantuntijoihin.
SharePoint toimii datan säilytyspaikkana ja samalla CWC:n asiantuntijoiden työkaluna. Julkinen sivusto lukee sivuilla näytettävän sisällön SharePointista, ja SharePoint sekä julkinen sivusto keskustelevat keskenään.
Yhteydenoton myötä käyttäjä saa oman tunnuksen ja pääsee käyttäjille tarkoitettuun portaaliin, joka rakennettiin osana yhteistyötä Alfamen kanssa. 5G-verkon käyttäjien omassa portaalissa käyttäjät voivat kirjautua sisään omilla tunnuksillaan ja tarkastella oman organisaationsa yksittäisiä aktiviteetteja – esimerkiksi käyttämiään palveluita ja SIM-varauksia.
Portaalista käyttäjät saavat myös tärkeitä palvelukohtaisia teknisiä dokumentteja, kuten käyttöohjeita.
”Lopullinen ratkaisu on siis hybridimalli sisäiseen palveluiden hallintaan sekä ulkoisten käyttäjien tarpeisiin”, 5G-testiverkon asiakassuhteista vastaava Petri Kivinen summaa Alfamen kanssa toteutetun ratkaisun.
Onnistunut yhteistyö, avointa ja toimivaa viestintää
5G-testiverkon asiakassuhteista vastaava Petri Kivinen kiittelee erityisesti Alfamen avoimuutta ja rehtiä viestintää koko yhteistyön ajan. Alfame ymmärsi asiakkaansa ajatuksia hyvin yhteistyön alusta alkaen, minkä pohjalle yhteistyötä oli helppo rakentaa.
”Alfamen kommunikaatio oli selkeää, ja ymmärsimme alusta asti, mistä puhuttiin”, kertoo Kivinen. Ammattilaisjargonista ei siis tarvinnut kantaa huolta, vaan alfamelaiset osasivat viestiä toimenpiteistä selkeästi ja ymmärrettävästi.
Saman pöydän ääreen istuttiin yhteistyön aikana noin kerran kuukaudessa. Yleensä tapaamisissa testattiin työkalua yhdessä tai pidettiin muuten projektin etenemisen kannalta tärkeitä workshopeja.
”Ehdottomasti voin sanoa, että kasvotusten keskustelu ja työskentely auttoivat ja veivät projektia hyvin eteenpäin”, Kivinen toteaa.
Yhteistyön aikana Alfame ja CWC toimivat pitkälti etäyhteyksien avulla. Siksi yksi tärkeimmistä asioista projektin onnistumiselle olikin avoin viestintä molemmin puolin. Etäyhteydet toimivat mainiosti ja Alfamelta vastaus aukioleviin kysymyksiin tuli nopeasti.
Kivinen korostaa myös Alfamen suoruutta: jos esimerkiksi haluttua toimintoa ei käytettävissä olevilla työkaluilla voitu toteuttaa, alfamelaiset toivat sen esiin kiertelemättä.
Käyttöönoton jälkeen - kaikki toimii niin kuin pitää!
Alfamen kommunikaatio oli hyvää ja ymmärsimme alusta asti, mistä puhuttiin.
-Petri Kivinen, Oulun Yliopisto, Centre for Wireless Communications.
Yhteistyön lopputulos oli juuri sitä, mitä Centre for Wireless Communications lähti hakemaan: työkalu asiakkuuksien hallintaan sekä käyttäjien yhteistyöskentelyalusta samassa paketissa. Suurimmat hyödyt hankkeesta ovat parempi kontrolli käyttäjistä ja sujuvampi viestintä niin käyttäjiltä 5G-testiverkolle kuin toisinpäinkin.
Kivinen vertaa Alfamen kanssa toteutettua työkalua talon rakenteisiin: ”Nyt talon seinät ja katto ovat kunnossa ja käyttäjien myötä myös sisustus”.
Joulukuun 2017 käyttöönoton jälkeen Alfame on tehnyt pientä hienosäätöä järjestelmään sekä prosessia on optimoitu, mutta kaikki toimii niin kuin pitääkin!
Yleisfiilis on se, että kaikki toimii.
– Petri Kivinen, Oulun Yliopisto, Centre for Wireless Communications
