It-alan valtasi ”uusi” trendi – ”Investoinnin pitää maksaa itsensä nopeasti takaisin”

”Investoinnin pitää maksaa itsensä nopeasti takaisin”, sanoo Alfamen liiketoiminnan kehityspäällikkö Sami Nurmi. Tämän viestin liiketoiminnan kehittämisen ja automaation parissa työskentelevä Nurmi kuulee yhä useammin sekä nykyisten että potentiaalisten asiakkaiden suusta.

Vaikkei asia olekaan niin yksinkertainen kuin miltä sen saa kuulostamaan, ovat taustalla selkeät syyt. Kiristyvinä aikoina tehokkuutta halutaan nostaa ja kustannuksia pyritään hallitsemaan. Tämä tarkoittaa helposti pitkän takaisinmaksuajan omaavien projektien vähentämistä.

Myös konsulttijätti Gartnerin tuore tutkimus vahvistaa havainnon. Lokakuussa julkaistun globaalin selvityksen mukaan it-kulutus kasvaa vuonna 2024 kahdeksan prosentin verran, mutta nyt hankintoihin haetaan erityisesti tehokkuutta. Lääkkeenä tähän nähdään muun muassa investoinnit tekoälyyn ja automaatioon.  

”Ei vaatimus nopeasta takaisinmaksusta mikään uusi asia ole, mutta nyt siitä puhutaan paljon enemmän kuin vielä tovi sitten. Kyllä se on ohjelmistokehityshankkeiden yksi uusimmista trendeistä”, Nurmi sanoo.

”Olemme laatineet jo pitkään näihin vaatimuksiin sopivia malleja niin investoinnin kannattavuuden kuin ROI:n arvioitiin. Samalla tosin aina muistutan asiakkaita siitä, ettei myöskään pitkäjänteisyyttä saa unohtaa.”

Prosessiautomaatiosta kannattava investointi

Liiketoimintaprosessien kokonaisvaltainen hallinta ja automaatio ovat tuoneet yrityksille uudenlaista varmuutta ja voimaa, josta eteenpäin kehittämisen mahdollisuudet ovat melko rajattomat. Esimerkiksi tekoälyn hyödyntäminen ja loogisten päätösten automatisointi osana prosesseja ovat olleet pitkään mukana tekemisessä, mutta nyt lopulta niiden hyötyihin on herätty laajalla rintamalla.

Pohjimmiltaan liiketoimintaprosessien hallinnan ja automatisoinnin kohteena on yrityksen liiketoiminnan kannattavuuden parantaminen.

Kannattavuuden kehitystä voi mitata monin eri keinoin. Liiketoiminnan tehokkuuden oivia mittareita ovat esimerkiksi hukka ja tehokkuus.

✔️On tärkeä hahmottaa, kuinka paljon hukkaa syntyy liiketoiminnan eri osa-alueilla tai niiden välillä. Hukka voi olla esimerkiksi tarpeetonta työtä, turhaa odottamista, virheiden korjaamiseen menevää aikaa, epästabiileja prosesseja tai hyödyntämätöntä resurssia. Salakavalasti syntyvä hukka ja turhat kulut ovat erityisesti lean-ajattelua hyödyntäville taloille tuttu haaste ja liiketoimintaprosessien hallinnasta löytyykin paljon yhteistä lean-maailman kanssa.

✔️Hyvin suunnitellut ja optimoidut liiketoimintaprosessit puolestaan parantavat yrityksen suorituskykyä ja maksimoivat tavoitteiden saavuttamisen. Tekijöitä ovat esimerkiksi tuotantokapasiteetti ja muut liikevaihtoa ja -voittoa maksimoivat kyvykkyydet.

Lisäksi kannattavuuteen ja tehokkuuteen liittyy muita tärkeitä tekijöitä, joita voi olla vaikea mitata suoraan rahaksi. Tällaisia pehmeämpiä arvoja ovat esimerkiksi tietoturva, asiakastyytyväisyys ja henkilöstötyytyväisyys.

ROI-arvioinnin rautalankamalli

Kuten monessa muussakin asiassa, myös ROI-arvioinneissa on tärkeä kysyä oikeat kysymykset. Näitä ovat esimerkiksi:

✔️Kuinka paljon manuaalista työtä voisi korvata automaatiolla?

✔️Kuinka paljon virheistä aiheutuu kustannuksia?

✔️Korjauskustannukset
✔️Negatiiviset seuraukset liiketoiminnalle?
✔️Korjauksiin kuluva aika, joka on pois muusta tuottavasta toiminnasta?

✔️Kuinka paljon yksittäisiin tehtäviin kuluu aikaa ja missä syntyvät pullonkaulat?

✔️Mitä muuta resurssia prosesseista voisi vähentää digitalisoimalla ja automatisoimalla

✔️Materiaalit?
✔️Lisenssimaksut?

“Meille on tärkeää, että ymmärrämme asiakasyritystä tarpeeksi syvällisesti. Oikeat kysymykset ja tiivis yhteistyö asiakkaidemme kanssa mahdollistavat ratkaisun täsmäosumalla oikeaan tarpeeseen”, Nurmi avaa toimintamallia.

“Ajattelemme, että asiakkaidemme nopea ja mahdollisimman korkea investoinnin takaisinmaksu on meidänkin etumme ja nämä menestystarinat ovat paras sanomamme myös tuleville asiakkaillemme.”

Kysymyksistä konkretiaan

Mutta entä hyödyt, jotka saavutetaan kysymällä oikeita kysymyksiä? Kun yritys investoi liiketoimintaprosessien hallintaan ja automaatioihin, saavuttaa se jo kuukausitasolla toiminnassaan monia muutoksia. Toimenpiteet voivat reaalimaailmaa kuvaavassa esimerkkilaskelmassa esimerkiksi tarkoittaa, että

✔️automaatio poistaa kahden kokopäiväisen työntekijän työmäärän prosessista ja esimerkiksi tuo tämän säästetyn ajan muihin tärkeisiin, ihmistä vaativiin tehtäviin

✔️virheiden korjauskulut sekä virheiden aiheuttamien seurauksien kustannukset vähenevät puolella

✔️toiminta sähköistyy, jolloin muiden prosessiin liittyvien konkreettisten resurssien tarve vähenee (materiaalit + ohjelmistolisenssit)

✔️liiketoimintaprosessin parantuminen nostaa tuotannon tehokkuutta, jonka rahallinen vaikutus tuottavuuteen on 10 prosenttia

Euroissa laskelma muutosten vaikutuksista voisi näyttää esimerkiksi tältä:

Taulukon esimerkki on suuntaa antava, ja todellisuudessa päästään liikkeelle huomattavasti pienemmillä investoinneilla. Investointi riippuu hyvin paljon kohteesta ja hankkeen laajuudesta.

Eri toimialoilla on monia prosessien automatisoinnin paikkoja, joihin yritykset eivät vielä välttämättä alkuunkaan ymmärrä tarttua. Näkyvyys nimittäin usein on juuri se ensimmäinen hyöty, joka avaa silmät konkreettisille arvokkaille mahdollisuuksille..

“Automaatioissa huomioidaan integraatioiden lisäksi useita muitakin resursseja, kuten järjestelmiä ja tekoälyä - unohtamatta tärkeintä tekijää, eli meitä ihmisiä, osana prosessia”, Nurmi muistuttaa kokonaisuuksista.

“Erinomaisia esimerkkejä liiketoimintaprosessien hallintaa ja automatisointia hyödyntävistä käyttökohteista ovat reklamaatioiden hallinta, tuotantoprosessit, laskutusautomaatiot ja muut taloushallinnan prosessit sekä asiakkuuksien hallinta.”