Whistleblowing-ilmoituskanava
Tervetuloa Alfame Systems Oy:n väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavaan.
✔️Tämä kanava on tarkoitettu Alfame Systems Oy:n sidosryhmien käyttöön.
✔️Ilmoituskanava on tarkoitettu väärinkäytösepäilyjen raportointiin ilmoittajansuojelulain mukaisesti.
✔️Alfame Systems Oy:n käytössä on Easywhistle-raportointikanava, jonka tuottaa palveluna ulkopuolinen riippumaton palveluntarjoaja Easywhistle Oy.
✔️Ilmoitukset tulee tehdä vilpittömässä mielessä. Perättömien ilmoitusten tekeminen tahallisesti on ehdottomasti kielletty.
✔️Ilmoituksiin vastataan kohtuullisessa ajassa.
Alfame Systems Oy:n Ilmoituskanavan (Whistleblowing) tietosuojaseloste
Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvovalle viranomaiselle.
1 Rekisterinpitäjä
Alfame Systems Oy
Y-tunnus: 1894942-5
Käyntiosoite: Vaasantie 6, 67100 Kokkola
Puhelin: 044 906 2216
Verkkopalvelu: www.alfame.com
2 Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot
Rekisteristä vastaava
Alfame Systems Oy
Käyntiosoite: Vaasantie 6, 67100 Kokkola
Tietosuojavastaava
Veijo Lyytikäinen
Käyntiosoite: Vaasantie 6, 67100 Kokkola
Sähköposti: tietosuojavastaava@alfame.com
3 Rekisterin nimi
Ilmoituskanava (Whistleblowing) https://app.easywhistle.com/report/alfame
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Ilmoituskanava perustuu Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiiviin eli ns. whistleblowing-direktiiviin, ja tämän pohjalta säädettyyn kansalliseen ilmoittajansuojelulakiin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely, kuten väärinkäytösten seuraaminen ja selvittäminen. Ilmoituksia voi tehdä yrityksen henkilöstö ja ulkoiset sidosryhmät. Tietoja käsitellään ilmoituksissa tulleiden tapausten tutkinnassa ja mahdollisten seuraamusten käsittelyssä.
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Alfamella on oikeutettu etu saada tietoa yhtiöön ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä, jotta niihin voidaan puuttua sekä Alfamen työntekijöiden ja yhteistyökumppanien eettisen ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää yrityksen henkilöstön tai muiden sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja. Käsiteltävät henkilötiedot liittyvät tyypillisesti ilmoituksen jättäneeseen henkilöön tai ilmoituksen kohteena olevaan henkilöön. Tällaisia tietoja ovat muun muassa nimi, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköposti, sijaintitieto tai muita selvittelyyn/tutkintaan liittyviä henkilötietoja, mikäli ilmoittaja niitä antaa ilmoituskanavan kautta. Ilmoitukseen voi lisätä myös liitetiedostoja, kuvia ja videoita. Liitetiedostojen EXIF-tiedot poistetaan palveluun lähettämisen yhteydessä.
Lisäksi rekisteri sisältää ilmoitusten käsittelijöistä seuraavat tiedot: nimi, tehtävänimike, käyttäjätunnus sekä lokitiedot.
Yrityksellä on ilmoitusten käsittelyyn muutaman henkilön tiimi, joka ilmoitukset vastaanottaa ja käsittelee. Ilmoituksen luonteesta riippuen voidaan käsittelijöiden määrää lisätä tapauskohtaisesti.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Pääasiallisena tietolähteenä toimii henkilö, joka ilmoituksen on Ilmoituskanavaan tehnyt.
Ilmoituksia voivat tehdä Alfame Systems Oy -yrityksen työntekijät tai muut mahdolliset sidosryhmät kuten työnhakijat, liikekumppanit tai heidän edustajat.
Käsittelijä kerää ilmoittajan antamia henkilötietoja ilmoituskanavan tai muiden kanavien kautta. Lisäksi tutkimusten aikana henkilötietoja kerätään tarvittaessa yrityksen muista sisäisistä järjestelmistä. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.
7 Henkilötietojen vastaanottajat
Yrityksellä on ilmoitusten käsittelyyn muutaman henkilön tiimi, joka ilmoitukset vastaanottaa ja käsittelee. Ilmoituksen luonteesta riippuen voidaan käsittelijöiden määrää lisätä tapauskohtaisesti.
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Tietoja kuitenkin luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin rikosepäilytapauksissa poliisille sekä kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille.
Alfamen käyttämän Ilmoituskanavan tietojärjestelmätoimittajana on Easywhistle Oy.
8 Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi silloin, kuin lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.
Ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään viisi vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli tapauksesta aiheutuu oikeuskäsittely säilytetään tietoja käsittelyn edellyttämän ajan.
Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin hallinnollisin ja teknisin keinoin kuten koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Alfame Systems Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Alfame Systems Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.
Anonyymin ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja (EasyWhistle) käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. EasyWhistle ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä sähköisesti yllämainituilla yhteydenottotavoilla tai myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona todistamalla rekisteröidyn henkilöllisyys. Alfame Systems Oy saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.
Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi, kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin käsittelytarkoituksiin, jolloin Ilmoituskanavaan liittyvät henkilötiedot poistetaan määritettyjen poistoprosessien mukaisesti. Henkilöllä on myös oikeus pyytää tietonsa poistettavaksi milloin tahansa, minkä yhteydessä arvioidaan, voidaanko tiedot poistaa, vai onko Alfamen oikeutettu etu tietojen säilyttämiseen vahvempi esimerkiksi väärinkäytösten tutkinnan kannalta.
Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Alfame Systems Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus tietyin edellytyksin henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen sekä oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
12 Automaattinen päätöksenteko, mukaan lukien profilointi
Ilmoituskanavan henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä niiden perusteella tehdä profilointia.
13 Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi