Mitä etätyö antaa ja vaatii osapuolilta ketterän tiimin työskentelyssä? En käsittele aihetta niinkään perinteisen etätyöskentelyn tavoitteiden ja säästöjen, kuten työmatkakustannusten, rahan, toimitilojen säästön ja luonnonsuojelun vinkkelistä. Enemmän pureudun siihen, mitä se vaatii ja antaa eri osapuolille nimenomaan ketterän tiimin työskentelytavoissa.
Keskustelin jonkin aikaa sitten konsulttiystäväni kanssa, joka kertoi, että asiakas vaati hänen kokoaikaista, fyysistä läsnäoloaan. Asiakas oli vakuuttunut siitä, että kaverin on pakko olla vieressä, jotta tiimi voisi olla tuottava.
Konsulttiystäväni olisi halunnut työskennellä enemmän kotoa käsin, missä hänellä olisi ollut mahdollisuus käyttää omia tehokkaampia työvälineitään, keskittymiskyky olisi ollut parempi hiljaisessa työhuoneessa ja työpäivän aikana olisi ollut mahdollista käydä ulkoilemassa valoisaan aikaan (Suomessahan talvella aurinko paistaa vain normi työaikana).
Hän oli niin tyytymätön tilanteeseen, että päätyi vaihtamaan toisiin tehtäviin kesken projektia. Ei kovin hyvä homma asiakkaalle kun menetti osaavan arkkitehdin tiimistään.
Molempi hyvä
Ketterässä ohjelmistokehitysprojektissa arvostetaan yleensä läsnäoloa: haasteista halutaan kertoa heti ja keskustella kasvokkain. Halutaan olla fyysisesti samassa tilassa. Silloin toimitaan niin, että heti ongelmatilanteen tullessa nykäistään kaveria hihasta ja kysytään, miten tästä eteenpäin. Minulle opetettiin aikoinaan, että 10 sekunnin keskeytys vie keskeytetyltä 10 minuuttia päästä takaisin sisälle omaan tekemiseensä, jos kyseessä on kovasti keskittymistä vaativa tehtävä. Ei kovin hyvä yhtälö, jos sama toistuu kymmenenkin kertaa päivässä. Ja mitä jos avokonttorissa eksyy kuuntelemaan muidenkin keskusteluja? Yhtälö siinä vain huononee.
Mitä etätyöskentely vaatii työntekijältä?
Etätyöskentelyssä tulee nähdä myös kasvotusten säännöllisesti. Tapaamiset ovat tärkeitä, koska ihminen ei ole kone. Tarvitsemme sosiaalisia kontakteja ja joskus olkapäätä ja sparrausta sekä keskustelua muustakin kuin algoritmeista ja koodeista. Ymmärtääkseni tähän sparraamiseen liittyy myös ketterän tiimin tehokkuus. Mutta voihan sitä tehdä myös etätyöskentelyssä.
Jos töitä aikoo oikeasti tehdä etänä, kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat:
- Hoida tietoturva kuntoon: suojaa koneesi ja yhteytesi niin kuin se olisi suojattu töissäkin.
- Ota huomioon työskentelyolosuhteet, kuten tuoli, pöytä, valaistus ja häiriöäänet. Kotisohva tai laiturinnokka saattaa kuulostaa houkuttelevalta ajatukselta, mutta muutaman tunnin jälkeen huomaat jäseniä kolottavan.
- Hanki laadukas verkkoyhteys, minimissään 2 Mbps upload -kaista videokuvalle ja näytönjaolle.
- Huolehdi työpisteestäsi samalla tavalla (tai paremmin) kuin huolehtisit siitä työpaikallakin.
- Järjestä äänentoisto mikrofoni, kuulokkeet ja muut laitteet kuntoon.
- Kun verkkohteydet pätkivät, älä luovuta.
- Käytä neuvotteluissa aina laadukasta videokuvaa kun se on mahdollista.
- Keskustele ihmisten kanssa muustakin kuin pelkistä työasioista.
- Älä poteroidu etätöihin, käy tapaamassa ihmisiä säännöllisesti!
Eniten opettelua tuntuu vaativan videokuvan käyttö videoneuvotteluissa. Mutta kun se on ohjeistettu käytettäväksi niin eipä siitäkään ongelmaa tule. Kokemuksemme mukaan kuvalla on tässäkin yhteydessä väliä. Sehän luo samat olosuhteet kuin samassa tilassa oleville, paitsi että tauolla joutuu käymään pääsääntöisesti yksin.
Kahvipaussinkin voi hyvin pitää videoneuvotellessa ja päivän muut jutut juorutessa. Kun videoneuvotteluyhteydet pätkivät, älä luovuta tai menetä malttiasi. Muista että vaihtoehto olisi viettää jopa tunteja matkalla työpaikalle tai asiakkaalle. Sen eteen voi jo vähän pätkimistäkin sietää.
Mitä etätyöskentely antaa työntekijälle?
Etätyö kohentaa tekijänsä keskittymistä itse työskentelyyn - ainakin jos vaihtoehtona on avokonttori häiriötekijöineen. Se antaa mahdollisuuden tehdä päivällä muitakin, työhön liittymättömiä asioita, kuten harrastaa liikuntaa tai vaikkapa kuskata lasta päiväkotiin.
Tämä vapaus on monelle tärkeä tekijä työn mielekkyyttä etsittäessä, ainakin aivokapasiteettia haastavien työtehtävien parissa työskentelevälle. Työmatkattomuus tuo luonnollisesti ajansäästöä ja mielenrauhaa, jopa tunteja päivittäin.
Mitä etätyöskentely vaatii työnantajalta ja työvälineiltä?
Työnantajan täytyy rakentaa työskentelyvälineet, -ympäristöt ja -järjestelmät niin, että niitä voi käyttää myös muualta kuin konttorilta. Myös prosessien on tuettava etätyöskentelyä. Juuri kun pääsin sanomasta, että etätöissä saa olla rauhassa, niin sanonkin, että etätöissä pitää olla tavoitettavissa. Tällä tarkoitan sitä, että pidetään kommunikointivälineet (Lync, GoToMeeting, Skype, Yammer, SharePoint, Alfresco, puhelin…) valmiustilassa ja otetaan yhteyksiä aina kun tilanne vaatii. Sovitaan etukäteen myös tarpeelliset scrumit ja muut keskustelut kalenteriin. Tämä ei ole suuri haaste, vaatii vain hiukan totuttelua.
Työnantajan täytyy myös ottaa etätyöskentely huomioon myydessään palveluitaan. On paha mennä lupaamaan myyntitilanteessa, että kehittäjät tulevat asiakkaan tiloihin, jos he eivät sitten tulekaan. Tätäkin kyllä markkinoilla tapaa aika-ajoin.
Mitä se antaa työnantajalle ja asiakkaalle?
Työnantajalle ja palveluyrityksessä asiakkaalle etätyö antaa tietysti motivoituneen, tehokkaamman ja kauemmin työelämässä ja projektin parissa jaksavan työntekijän. Oikealla tavalla järjesteltynä myös tehokkaamman tiimin. Tästä voin omakohtaisena kokemuksena sanoa, että Alfamessa työntekijöiden vaihtuvuus on huomattavan pieni. Uskon, että tärkeä tekijä tässä on nimenomaan työntekijöiden vapaus valita ja vaikuttaa omiin työskentelytapoihinsa ja tiloihinsa.
Näitä huomioita noudattamalla uskon työn tuottavuuden ja työssämme jaksamisen parantuvan. Olenkin tästä nähnyt selkeitä tuloksia sekä yrityksen johdon näkökulmasta, että työntekijän näkökulmasta katsottuna. Lisäksi meillä on useita esimerkkejä siitä, miten asiakkaamme ovat saavuttaneet tärkeitä joustoja, kun toteuttajat ovat olleet tavoitettavissa. Välineistä huolehtiminen siis auttaa myös läsnäolevassa työssä, ja kaikki työmenetelmät tukevat toisiaan. Olemme yksilöitä ja se mikä ei toimi ollenkaan yhdellä, saattaa olla toisella juuri se ratkaiseva elementti työelämän tai elämän hallinnassa ylipäänsä.
