<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=135298703709534&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Julkishallinnossa tiedetään, että tiedonhallintaa täytyy kehittää – huonosta tiedonhallinnasta aiheutuvia ongelmiahan kohdataan joka päivä. Kerroimme hiljattain, miksi tiedonhallintaa kannattaa kehittää julkisissa organisaatioissa. Puhutaan hetki siitä, kuinka ohjelmointirajapinnat eli APIt auttavat tiedonhallintalain vaatimusten täyttämisessä.

APIt auttavat tiedonhallinnan kehittämisessä lain hengessä

Tiedonhallintalaki edellyttää julkishallintojen organisaatioilta parempaa yhteentoimivuutta ja turvallista tiedonsiirtoa. Laista tulee ohjeet esimerkiksi siihen, miten järjestelmät toimivat yhteen yhteisten rajapintojen ja viranomaisten keskinäisten katseluyhteyksien avulla, ja miten tietovarantoja hyödynnetään oikein. Laki ottaa myös kantaa siihen, että digitaalisia palveluita kehitetään tietoturvallisuus, käytettävyys ja helppokäyttöisyys mielessä.

APIt ovatkin ihanteellinen ratkaisu viranomaisten väliseen tiedonvaihtoon. API eli ohjelmointirajapinta on järjestelmien ja ohjelmien välisen tiedonsiirron ja keskustelun väline, ja omiaan ratkaisemaan julkishallinnon tiedonhallinnan ongelmat tiedon oikea-aikaisuudesta tiedon omistajuuden epäselvyyksiin ja tietoturvan tunnistamattomiin riskeihin.

Virallisten vaatimusten täyttämisen lisäksi arkkitehtuuriin ja tiedonhallintaan panostamisella

  • saavutetaan säästöjä vähentämällä manuaalista työtä ja nopeuttamalla tiedonkulkua
  • parannetaan tiedon laadun kaikkia kriteereitä: oikeellisuutta, tarkkuutta, ajantasaisuutta, johdonmukaisuutta, oikea-aikaisuutta, eheyttä, jäljitettävyyttä, luottamuksellisuutta, virheettömyyttä. Silloin ylipäänsä käytettävissä olevan tiedon määrä ja jalostusaste paranevat.
  • parannetaan itse palveluiden laatua ja tehokkuutta, kun voidaan sujuvoittaa asiakaspolkuja ja palveluiden arvovirtoja
  • nopeutetaan päätöksentekoa, kun tarvittavat tiedot ovat saatavilla niitä tarvitseville automaattisesti, ajantasaisina ja oikea-aikaisesti.

Arveluttavatko APIt? Huoli pois, investointi kannattaa

Monet arjen digitaaliset palvelut Netflixistä hotellivertailusivustoihin nojaavat API-teknologiaan. Olemme kuitenkin huomanneet, että julkishallinnossa ei aina ensimmäiseksi käännytä APIen puoleen silloin, kun tiedon kulkua ja saatavuutta pitäisi kehittää. 

Oikaistaan muutama väärinkäsitys.

Väite 1: APIt ovat kalliita.

Todellisuudessa APIt eivät useimmiten  tule organisaatiolle kalliiksi. Toki ohjelmointirajapintojen laatiminen vaatii alkuinvestoinnin, mutta se maksaa itsensä takaisin. Rahaa säästyy pitkällä aikavälillä esimerkiksi manuaalisesta työstä, hallinnosta ja järjestelmäkehityksestä. Ne ovat kevyt ratkaisu pulmiin, jotka usein kumpuavat vanhoista ja monoliittisistä järjestelmistä. Koska tiedonhallintaan täytyy lainkin puitteissa investoida joka tapauksessa, APIt ovat mahdollisista ratkaisuista kustannustehokkaimpia.

Väite 2: Robotiikka huolehtii tiedonsiirrosta.

Ohjelmistorobotiikan avulla voidaan kyllä ratkaista tiedonkulun haasteita. Sen sijaan, että ihminen itse naputtelisi tietoa yhdestä järjestelmästä toiseen, robotti voidaan panna tekemään samaa työtä. Kannattaa kuitenkin miettiä, miksi määrätä robotti tekemään työtä, jonka voisi oikeasti automatisoida kokonaan ohjelmallisilla rajapinnoilla ja prosessiautomaatiolla? Kun APIt luodaan osaksi prosesseja ja työnkulkuja, se toimii luotettavammin ja kevyemmin kuin robotti.

Väite 3: Arkkitehtuurimme on liian vaikea ohjelmointirajapinnoille.

Myönnetään, että jos kokonais- tai integraatioarkkitehtuuria ei ole muotoiltu selvästi, APIen hyödyntäminen on haastavampaa. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö niistä olisi hyötyä. Vaikka arkkitehtuuri ei olisikaan juuri nyt hallinnassa ja rajapintakeskustelulle on hidasteita, APIen avulla voidaan vähä vähältä muotoilla informaatioarkkitehtuurista API-lähtöinen – ja tukea siten tiedonhallintaa.

Väite 4: APIt eivät ole tietoturvallisia.

Kun ajatellaan, että tietoa ja rajapintoja avataan enemmän, herää usein pelko tiedon turvallisesta säilyttämisestä ja yksityisyyden suojan menettämisestä. Todellisuudessa APIt kuitenkin jopa lisäävät organisaation tietoturvaa kaikissa kolmessa tietoturvan dimensiossa, eli saatavuudessa, eheydessä ja luottamuksellisuudessa. Vältetään esimerkiksi inhimilliset näppäilyvirheet ja saneluiden tulkkaamisen hidasteet, ja APIen avulla tieto saadaan oikea-aikaisesti ja oikein jäsenneltynä oikealla ihmiselle nähtäväksi. Kun tiedon laatu paranee ja tiedonkulkua automatisoidaan APIen avulla, paranee samalla myös tietoturva ja yksityisyyden suoja. 

Katso infograafi, kuinka APIen tietoturva taataan niiden koko elinkaarelle! 

APIt ovat luonteva tapa tiedonhallinnan kehittämiseen

Organisaatioissa, joita tiedonhallintalaki koskee, APIt ovat jopa välttämätön tapa kehittää tiedonhallintaa. Jos teille on tärkeää, että tieto aina oikeassa paikassa silloin kun sitä tarvitaan ja työkalut tukevat tiedon turvallista jakamista, tämä kivi kannattaa tosiaan kääntää.API-opas IT-päättäjille

Haluatko kuulla lisää APIen mahdollisuuksista? Lataa API-opas IT-päättäjille!

LATAA OPAS

 

 

hanna yrjänä

Tiedonhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri ovat Hanna Yrjänän lempilapsia. Alfamelaiseen tapaan Hanna haluaa sitoa tiedonhallinnan, arkkitehtuurin ja tiedonsiirron ratkaisut osaksi koko prosessia. Hanna muistuttaa lisäksi julkishallinnon organisaatioita siitä, että tiedonhallinta ei ole kulu vaan investointi laadukkaaseen ja mielekkääseen työhön.