Teollisuus 4.0, prosessiautomaatio, tekoäly sekä laite- ja ohjelmistorobotiikka pyrkivät kaikki omasta näkökulmastaan tehostamaan teollisuuden prosesseja. Mutta kuka tai mikä tätä kokonaisuutta hallitsee?
On helppo ymmärtää, että samanlaisena toistuva manuaalinen työvaihe tuotannossa kannattaa automatisoida, jos investointi lisää automatisoinnin myötä työn tehokkuutta tai mielekkyyttä.
Mutta mitä tehdä, jos liiketoimintaprosessiin, kuten tuotantoon tai logistiikkaan, liittyvä data on hajautunut useisiin eri järjestelmiin? Tai jos tieto prosessin viivästyksistä ei saavuta kuin kyseisestä työvaiheesta vastuussa olevat tahot? Entä jos tekeminen ylipäätään on yksittäisten ihmisten hiljaisen tiedon ja kyvykkyyden varassa?
Liiketoimintaprosessien automaatiosta käytetään englanniksi termiä Business Process Management (BPM) ja yksi sen vahvuuksista on lähestymisen kokonaisvaltaisuus – kyse ei ole vain koodista ja laitteista, vaan myös ihmisten hoitamat työvaiheet nostetaan näkyviksi osiksi kokonaisprosessia. Näin myös niistä saadaan dataa ja päästään käsiksi liiketoiminnalle aiemmin näkymättömiin pullonkauloihin.
“Ihminen on keskeinen osa mitä tahansa liiketoimintaprosessia. Prosessia voidaan tehostaa ja kehittää vain tiettyyn pisteeseen ilman, että kehitykseen vaaditaan myös ihmisten toiminnan muuttamista ja yhtenäistämistä yli liiketoiminnallisten siilojen”, kertoo ohjelmistoyritys Alfamen ratkaisukonsultti Samuli Soini.
Ihmisten toiminta on prosessikehityksen sokea piste
Teknisesti liiketoimintaprosessien automaatiossa on kyse orkestraattorista, eli keskitetystä prosessialustasta, jonne kaikki prosessin vaiheet mallinnetaan ja siihen liittyvä tieto ohjataan. Alustalle mallinnetut prosessit voivat myös olla toisilleen alisteisia tai linkittyä keskenään.
“Prosessi kuvataan ja sen vaiheet mallinnetaan samalle prosessialustalle, joten kun mallinnus on valmis, voidaan prosessi vain niin sanotusti laittaa päälle ja se alkaa toimimaan välittömästi. Mallinnusvaiheessa nousee usein esiin yllätyksiä siitä, miten prosessi tarkalleen ottaen etenee. Samalla voidaan automatisoida tarpeettomia manuaalisia työvaiheita”, Alfamen tietoarkkitehti Hanna Yrjänä selventää.
Alustavaihtoehtojen tekniset ominaisuudet vaihtelevat, mutta Soini antaa niiden vertailuun muutaman vinkin. Tärkeintä on varmistaa, että valittu alusta varmasti palvelee liiketoiminnan kehitystä kokonaisuutena tarjoamalla näkyvyyden myös ihmisten toimintaan prosessin ympärillä. Käytännössä prosessiin on siis saatava liitettyä niin kutsuttuja ihmistehtäviä, jolloin esimerkiksi tilauksen hyväksyminen tulee automaattisesti oikean henkilön tarkastettavaksi ennen prosessin jatkumista.
“Mitä järkeä on käyttää jopa miljoonia tuotantolinjaston läpimenoaikojen virtaviivaistamiseen sekuntipelillä, jos koko prosessi lopulta seisoo inhimillisen tiedonkulun ongelman tai unohduksen vuoksi jopa päiviä tai viikkoja? Nämä ovat juuri niitä asioita, joista dataa nykyisin puuttuu” arvioi Soini.
Kun prosessi kokonaisuudessaan etenee yhden alustan kautta, saadaan siihen liittyvä tieto uitettua eri järjestelmistä automaattisesti samaan paikkaan. Tiedon manuaalisen siirtelyn ja kaivamisen vähentyessä sen luotettavuus ja laatu paranee.
Keskitetty tietokanta paisuu kuitenkin nopeasti hyvin laajaksi, joten Soinin toinen vinkki liittyy alustan raportointikyvykkyyteen.
“On tärkeää, että eri rooleissa toimivat henkilöt voivat valita omaan raportointinäkymäänsä juuri heitä kiinnostavat tiedot. Esimerkiksi tuotannon työntekijää saattaa kiinnostaa hänen työhönsä liitännäisten prosessien eteneminen, laatupoikkeamat ja virhetilanteet, kun taas liiketoimintapäättäjää tuotantovolyymit ja tehokkuus”, Soini havainnollistaa.
Myös prosessin valvontatyökalujen helppokäyttöisyys vaikuttaa näkyvyyden paranemiseen. Soinin mukaan prosessissa työskentelevien pitää saada nopeasti ja helposti tilannekuva prosessin etenemisestä. Samaten tulisi nähdä esimerkiksi yksinkertaisella liikennevalo-mallilla, toimiiko koko prosessi kuten pitää.
“Valvontaan voidaan tarvittaessa liittää myös mobiilikäyttöliittymä, jolta prosessin seuraaminen käy vielä ketterämmin”, Soini lisää.
Kokonaisuus näkyväksi – PONSSE automatisoi valmistusprosessejaan
Vuoden 2021 syksyllä Alfame teetätti kyselytutkimuksen liiketoimintaprosessien automaation nykytilasta sekä sen tulevaisuuden näkymistä valmistavan teollisuuden yrityksissä. Tuloksista selviää, että liiketoimintaprosessien kehittäminen ja digitalisointi ovat monien alan toimijoiden agendalla: jopa 73 prosenttia vastaajista kertoi liiketoimintaprosessien automaatioprojekteja olevan parhaillaan käynnissä.
Digitalisointiin halutaan panostaa. Yli puolet vastaajista kertoi liiketoimintaprosessien automaatiolla olevan suuri tai erittäin suuri vaikutus yrityksen tulevalle kilpailukyvylle. Tähän uskoo myös PONSSElla erityisesti digitaalisten palveluiden ja IT:n kehitysportfoliosta vastaava päällikkö Teija Pesonen.
“Prosessilogiikan keskittämisellä saadaan uudenlaista läpinäkyvyyttä kokonaisprosessiin. Se tuo liiketoiminnan, IT:n ja palvelukehityksen asiantuntijat työskentelemään samalla alustalla kohti yhteisiä tavoitteita.”
PONSSE aloitti syksyllä 2020 yhteistyön Alfamen kanssa tehtaansa valmistusprosessien automatisoimiseksi. Alfame rakensi ja käyttöönotti PONSSElle keskitetyn prosessialustan, jolle Vieremän tehtaan valmistusprosesseja on lähdetty siirtämään. Tavoitteena on keskittää prosessien hallinta vaiheittain alustan päälle. Samalla tuodaan prosessilogiikka laajemmin organisaation näkyville.
“Valmistusprosessilla on valtavasti riippuvuuksia esimerkiksi hankintaan, logistiikkaan ja konetoimituksiin. Eniten arvoa tuottaa kokonaisvaltainen ajattelu yli tiimirajojen ja eri prosessivaiheiden. Tästä me olemme oppineet paljon”, Pesonen kertoo.
Pesonen korostaa, että onnistumisen kannalta on olennaista lähteä liikkeelle prosessin ja toiminnan kuvaamisesta.
"Tekninen automatisointi tulee kehityksessä kirsikkana kakun päälle. Sitä ennen on ymmärrettävä automatisoitavan prosessin kokonaisuus, kuten sen riippuvuudet muihin prosesseihin sekä prosessin tuottama ja siinä tarvittava data. Täytyy myös arvioida, millaista arvoa kokonaisuus ja sen eri vaiheet tuottavat."
Elefanttia ei tarvitse syödä kerralla
Kyselytutkimuksesta selvisi, että liiketoimintaprosessien automaation laajentamiselle on tunnistettu myös esteitä. Sanallisissa vastauksissa korostui resurssien riittämättömyys, vaikka tarve kehitykselle on tunnistettu. Kolmannes vastaajista kertoi toisaalta, että nykytilanteessa automaatiota hyödynnetään jo kaikissa kriittisissä prosesseissa. Tätä väitettä Pesonen ei nielaise pureksimatta.
“Ainakin meillä käyttökohteita prosessilogiikan keskittämiselle ja automatisoinnille löytyy sitä mukaa lisää, kun sisäinen ymmärryksemme aiheesta kasvaa. On vaikea kuvitella, ettei kohteita tehostamiselle ja tiedonkulun parantamiselle olisi”, Pesonen pohtii.
Myös Yrjänä myöntää, että liiketoiminnan prosessiautomaatiosta on usein vallalla jopa vääriä käsityksiä. Yksi näistä liittyy projektien kokoon.
“Vaikka monet hyödyistä liittyvät kokonaisuuden hallintaan ja läpinäkyvyyteen, ei projektin itsessään tarvitse olla lamaannuttavan massiivinen. Kaikkia prosessin vaiheita ei tarvitse siirtää prosessialustalle kerralla. Liikkeelle voi lähteä kevyesti ja alustan käyttöä laajentaa pitkäjänteisesti, pala kerrallaan”, Yrjänä kuvailee.
Myös PONSSElla lähdettiin liikkeelle kevyesti testaten valitun prosessialustan ja kumppanin sopivuus Proof-of-Concept-toteutuksella. Sittemmin prosessiorkestraattorin käyttöä valmistusprosesseissa on laajennettu ja tavoitteena on siirtää koko prosessilogiikka alustalle osissa.
“Prosessilogiikan keskittäminen vaatii prosessin määrittelyn ja mallintamisen lisäksi teknisiä kyvykkyyksiä, rajapintakehitystä ja ehkäpä myös kokonaisarkkitehtuurin uudistamista. Meillä kehitys aloitettiin maltillisesti pienellä scopella, jonka aikana varmistettiin kumppanin tekniset kyvykkyydet sekä se, että valittu prosessialusta työkaluna tukee tahtotilaamme. Se on osoittautunut oikeaksi lähestymistavaksi”, Pesonen kuvailee.
PONSSEn vinkit liiketoimintaprosessien automatisoinnissa onnistumiseen
- Perustyö ja kokonaisuuden huolellinen suunnittelu ovat onnistumisen edellytys
- Prosessialustan tulee työkaluna tukea tulevaisuuden kehityksen tahtotilaa - kokeile kevyesti ja varmista työkalun toimivuus liiketoiminnan kehityksessä
- Jaa kehitys tarvittavan pieniin osatavoitteisiin
- Osallista liiketoimintojen prosessiomistajat
- Tunnista tarvittava toimintamallin muutos ja johda sitä ryhdikkäästi
Juttu julkaistu alunperin TIVI:ssä
