<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=135298703709534&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin avulla yrityksen toiminta voidaan mallintaa ja siten mukauttaa sekä automatisoida prosessit muuttuvan ympäristön vaatimuksiin. Pitkällä tähtäimellä tämä vähentää manuaaliseen työhön kuluvaa aikaa ja vapauttaa henkilöresursseja tärkeämpiin sekä mielekkäämpiin tehtäviin. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka saat parhaan hyödyn irti liiketoimintaprosessien hallinnasta ja mitä seikkoja automatisointiprojektissa kannattaa huomioida.

BPM:n avulla parannat koko yrityksen suorituskykyä

BPM:llä eli Business Process Managementilla tarkoitetaan liiketoimintaprosessien hallintaa. Termi voi olla hyvinkin tuttu tuotantotalouden kanssa toimiville. Sen yhdistäminen tämän päivän kaikkiin liiketoimintaprosesseihin ei välttämättä kuitenkaan ole arkea kaikille, esimerkiksi tietohallinnossa toimiville henkilöille. BPM:n avulla eri prosesseja päästään tarkastelemaan kokonaisuutena ja siten kehittää juuri niitä osa-alueita, jotka kipeimmin sitä kaipaavat. BPM mallintaa prosessiksi koneiden ja ihmisten vuorovaikutuksen. Mallinnuksen avulla yrityksen toiminnasta tulee läpinäkyvämpää, tiedonsiirto paranee ja uusien IT-järjestelmien käyttöönotto helpottuu.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin tavoitteena on paitsi automatisoida prosesseja, myös yksinkertaistaa ja selkeyttää niitä. Automatisoimalla liiketoiminnan prosesseja on mahdollista nostaa tuotteiden ja palveluiden laatua. Automatisoiminen varmistaa, että kaikki prosessin osa-alueet toimivat identtisesti, mikä luonnollisesti parantaa laatua. Digitalisaation myötä ei enää tarvitse tyytyä pelkästään prosessien uudelleensuunnitteluun, vaan voidaan saavuttaa myös automaatiota ja tehokkuutta. Automatisoinnin tuleekin olla keskeinen osa nykyaikaisen yrityksen strategista työkalupakkia.

BPM vaatii selkeän tarpeen. Liikkeelle on lähdettävä liiketoiminnan tarpeista: on oltava halu kehittää liiketoimintaa, esimerkiksi kilpailuedun hakemisen tai tehokkuuden saavuttamisen kautta. Parhaimmat automaatiokohteet ovat sellaisia, joissa ihmisen toistuvaa työtä voidaan välttää varsinaisen tehtävän suorittamisen tai siitä kerättävän valvontatiedon aikaansaamiseksi. Kannattaa siis valita selkeitä, toistuvia, rutiiniluonteisia tehtäviä, jotka sitovat ihmisvoimaa paljon. Ei kannata keskittyä pelkästään vain nykyisten prosessien muuttamiseen automaattisiksi, vaan myös parantaa ja kehittää niitä. Vain niin hyödynnetään automatisoinnin todellinen potentiaali ja on mahdollista saavuttaa kilpailuetua koko liiketoiminnalle. Lue lisää BPM:n hyödyistä myös blogiartikkelistamme Liiketoimintaprosessin hallinnan eli BPM:n edut liiketoiminnalle.

Yleisimmät haasteet prosessien automatisoinnissa

Optimaalisimmillaan liiketoiminnan automatisoinnilla parannetaan työn tehokkuutta, laatua ja tuottavuutta sekä vähennetään manuaalisen työn määrää ja siten myös kustannuksia. Automatisointiin liittyy kuitenkin omat ongelmansa. Seuraavaksi kerromme tarkemmin haasteista, joihin olemme liiketoimintaprosessien automatisointiprojekteissa tyypillisimmin törmänneet.

1. Epämääräiset tai huonosti määritellyt tavoitteet

Onhan organisaatiollanne vastaus valmiina kaikkein tärkeimpään kysymykseen: Miksi liiketoimintaprosesseja ylipäätään ollaan ryhtymässä automatisoimaan? Tavoitteiden tulee pohjautua organisaation strategiaan ja samalla tukea liiketoiminnan tavoitteita kokonaisuudessaan. Tavoitteita määriteltäessä on myös tärkeä määritellä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Kun automaatio on valmis, on sen onnistumista helpompi arvioida alkuperäisiä tavoitteita ja lopputulosta vertaamalla.

2. Dokumentoimattomien prosessien automatisointi

Ennen prosessien automatisointiin ryhtymistä pitää prosessien olla dokumentoituna. Pohdi, onko prosessit ylipäätään kuvattu niin, että ne voidaan tunnistaa ja automatisoida. Helpota dokumentaatiota määrittelemällä tarkasti prosessin jokainen vaihe ja tehtävä ja kuvaile vaiheiden järjestystä ja haluttua lopputulosta. Hyvin ennakkoon tehty prosessidokumentaatio helpottaa automaatiota virtaviivaistaen prosessia ja parantaen lopputuloksen tasalaatuisuutta.

3. Tehottomien prosessien automatisointi

Kuten kaikissa digitalisaatioprojekteissa, on erityisesti automatisoinnin kanssa ensiarvoisen tärkeää panostaa nimenomaan suunnitteluvaiheeseen. Tämä varmistaa sen, että automatisoinnin kohteeksi valitaan ylipäätään oikeita asioita. Jos automatisoimaan päädytään tehottomia prosesseja, jää liiketoimintaprosessien automatisaation todelliset hyödyt kokematta.

4. Ihmisten unohtaminen

Liiketoimintaprosessien automatisoinnissa on loppujen lopuksi kyse työskentelystä viisaammin, nopeammin ja tehokkaammin, mikä tarkoittaa muutoksia myös työn tekemisessä. Aina muutoksia ei kuitenkaan oteta ilolla vastaan – taustalla voi olla vaikkapa pelko oman työpaikan menettämisestä teknologian kehittyessä. Tältä vältytään, kun ihmisiä kuunnellaan aidosti ja heidän huoliinsa vastataan tosissaan. Kun työntekijät osallistetaan muutosprosessiin ajoissa ja riittävästi, voidaan myös liiketoimintaprosessien automatisoinnilla saavuttaa suurempia hyötyjä.

Haluatko tietää lisää?

Kiinnostuitko aiheesta ja mietitkö, kuinka saisitte parhaiten hyödynnettyä BPM:ää liiketoimintanne haasteisiin? Lue maksuttomasta oppaastamme lisää liiketoimintaprosessien automatisoinnista!

LATAA OPAS

Mikäli haluat kuulla tarkemmin liiketoimintaprosessien hallinnasta ja siitä, miten voisimme olla avuksi, otathan yhteyttä!