Excel rutiinityön keskiössä
Excelin käytössä sinänsä ei ole mitään vikaa, mutta usein taulukoiden ja niiden täyttäminen johtaa siihen, että työntekijästä tulee ohjelman renki. Excelissä työtä tehdään useasti siksi, että oikeat asiat saadaan taulukkoon, vaikka ideaalitilanteessa oikeat asiat olisivat taulukossa valmiina hyödynnettäväksi. Excelin taulukoiden täyttäminen on usein myös hieman pitkäveteistä rutiinityötä, jonka tekemisestä huolehtii tyypillisesti tehtävään määrätty henkilö.
Toisaalta Excel on hyvin yleinen järjestelmä yrityksissä. Siinä on helppo muokata tietoja, jotka voidaan edelleen siirtää toiseen järjestelmään tai lähettää sähköpostitse tietoa tarvitseville. Suuri osa järjestelmistä myös mahdollistaa tiedon ulos ottamisen excel-tiedostomuotoisena. Ongelmana on kuitenkin se, että aikaa tuhlautuu tiedon siirtämiseen, taulukoiden täyttämiseen ja muuhun manuaaliseen työhön.
Integraatio ratkaisuna Excelin haasteisiin
Turhista ja aikaa vievistä kopioi/sijoita -rutiineista on mahdollista päästä eroon. Tyypillisesti ratkaisu löytyy integraatiosta, jolloin manuaalisista toimenpiteistä siirrytään automaatioon. Tiedonsiirto automatisoidusti oikeassa muodossa takaa sen, että tieto on aina oikeanlaista, ja ettei inhimillisiä virheitä pääse syntymään.
Integraation avulla on myös mahdollista jalostaa alkuperäistä tietoa käsitellyllä tiedolla. Siten kone hoitaa rutiinityöt ja työntekijälle jää aikaa tiedon hyödyntämiseen ja liiketoiminnalle tuottavaan työhön. Jos integraatioon liitetään mukaan älykkyyttä eli dataa muokataan, on kyseessä silloin ohjelmistorobotiikan esiaste.
Ohjelmistorobotilla eli botilla tarkoitetaan ohjelmaa, joka käyttää tietokonetta ihmisen apuna tai tilalla. Ne ovat itsenäisesti toimivia ohjelmistoja, jotka suorittavat käyttäjän puolesta tämän toivomia asioita, kuten tiedonhakua. Tällaisten ohjelmien ennustetaan vyöryvän vauhdilla työelämään seuraavien vuosien aikana.
Haluatko lisätietoja?
Lataa maksuton Integraatio-opas - opas sujuvaan tietojärjestelmäintegraatioon, joka on kattava tietopaketti järjestelmäintegraation hyödyistä ja toteuttamisesta. Kerromme oppaassa muun muassa, mitä integraation toteuttaminen vaatii organisaatiolta. Lataa opas tästä.
