Yrityksen liiketoimintaprosessien digitalisointi toteutetaan tyypillisesti projektina, sillä projektimuotoinen työskentely on luonteva tapa viedä asioita eteenpäin. Varsinainen projektin aloittaminen saattaa kuitenkin tuntua hankalalta sen vuoksi, että digitalisointi koetaan yleensä monimutkaiseksi ja aikaa vieväksi projektiksi, jonka ohelle muille töille ei jää aikaa. Digitalisointiin ryhtyminen vaatii toki sitoutumista, jotta haluttu lopputulos saavutetaan, mutta itse projektin ei kuitenkaan tarvitse olla vaikea ja raskas.
Ketä sitten projektin suunnitteluun ja itse toteutukseen olisi hyvä ottaa mukaan? Esittelemme seuraavaksi meidän kokemuksemme mukaan kriittisimmät tehokkaaseen projektiryhmään kuuluvat henkilöt ja roolit:
1. Omistaja tai päättäjä
Omistajan tai liiketoimintapäättäjän osallistuminen ja sitoutuminen projektiin on tärkein edellytys digitalisointiprojektin onnistumiselle. Päättäjälle projekti on sydämen asia ja hän on tunnistanut digitalisoinnin tuovan arvoa liiketoiminnalle. Liiketoimintapäättäjän tulee lisäksi sitouttaa tarvittavat ihmiset projektiin ja huolehtia siitä, että digitalisointi viedään ajatusten tasolta käytäntöön.
2. Asiantuntija
Asiantuntijalla on kattava ymmärrys liiketoimintaprosessien yksityiskohdista ja käytännön haasteista, mihin digitalisointiprojekti kohdistuu. Hän osaa nähdä, mihin prosessin osa-alueeseen kaivataan tehostusta työnteon sujuvoittamiseksi sekä miten prosessit toimivat myös käytännön tasolla.
3. IT
IT-puolen edustaja kannattaa ottaa mukaan digitalisointiprojektiin jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, koska hän tuntee parhaiten yrityksen sovellusympäristöjen mahdollisuudet sekä toisaalta myös rajoitteet.
Mikäli ulkopuolinen taho toteuttaa projektin eikä IT-osaston asettamia reunaehtoja ole huomioitu, voi lopputulos pahimmillaan aiheuttaa jopa lisätöitä IT-osaston väelle työn tehostamisen sijaan. IT-osaston pelkona voivat myös olla esimerkiksi tietoturvariskit tai kontrollin katoaminen uusien järjestelmien ja käyttäjien myötä.
4. Asiakas tai käyttäjä
Loppukäyttäjän mukaan ottaminen digitalisointiprosessissa jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa on järkevää, jotta käytettävyyteen tulee panostettua riittävästi ja asiakaslähtöisyys pysyy mielessä alusta saakka. Loppukäyttäjä voi prosessista riippuen olla joko henkilöstön jäsen, johon toimenpiteet vaikuttavat tai asiakas, joka lopulta tuo toivotun liikevaihdon kasvun.
Digitalisointiprojekti ei lopulta maksa itseään takaisin, mikäli loppukäyttäjä ei pysty käyttämään laitetta tai ohjelmistoa sujuvasti tai osa ominaisuuksista jää kokonaan hyödyntämättä - siksi käyttäjän osallistaminen on tärkeää.
Haluatko lisätietoja?
Lataa maksuton esite saadaksesi lisätietoja DigiSprintistä, uudesta palvelustamme, jossa tuotamme vain viidessä päivässä konkreettisen ratkaisun yhteen liiketoiminnan kehityskohteeseen. DigiSprintti tuo ajansäästöä tuottamalla aidon ratkaisun digitalisointiin pelkän ideoinnin sijaan.
Tutustu myös esimerkiksi seuraaviin blogiartikkeleihimme:
