Lähtötilanne ennen yhteistyötä - tavoitteena luotettavampi tiedonsiirto
Lakeuden Etappi aloitti yhteistyön Alfamen kanssa vuonna 2011 hakiessaan ratkaisua järjestelmien välisten tiedonsiirtojen aiheuttamiin haasteisiin.
Ennen yhteistyötä Alfamen kanssa Lakeuden Etapin tiedonsiirto oli toteutettu usealla eri tekniikalla, minkä vuoksi se oli myös häiriöaltista.
”Emme voineet luottaa, että tieto esimerkiksi asiakkaan jäteastian tyhjennysrytmin muutoksesta siirtyisi automaattisesti ajojärjestelmään, vaan oli jokapäiväinen työ siirtää tietoja käsin järjestelmästä toiseen”, kertoo logistiikkavastaava Ville Kuismin.
Työntekijöiden työaikaa kului manuaalisiin selvitystöihin, kun tiedonsiirtoon järjestelmästä toiseen ei voinut luottaa. Lisäksi asiakkaiden palvelemiseen aiheutui viivästyksiä – kun tieto ei siirtynyt oikeaan paikkaan, asiakas ei saanut palveluakaan.
”Kyse oli haasteista, jotka tietohallinto pyrki ratkaisemaan”, tiivistää tietohallinnon tehtäviä Lakeuden Etapilla hoitava toimitusjohtaja Mika Lindberg Opsec Oy:stä.
Järjestelmäintegraatioon panostaminen on hoitanut oman euromääränsä takaisin. Suosittelisin varmasti Alfamen ratkaisua samankaltaisessa tilanteessa painivalle.
- Mika Lindberg, Lakeuden Etappi Oy
Tietojärjestelmien integroinnin myötä lisää toimintavarmuutta ja vähemmän manuaalista työtä
Alfame toteutti Lakeuden Etapille osana pitkää yhteistyötä tietojärjestelmien välisen integroinnin, jonka tavoitteena oli yhtenäistää tekniikkaa, automatisoida tiedonsiirto ja näin ollen tehostaa tietojärjestelmien toimimista.
Alfamen ratkaisun myötä Lakeuden Etapin tietojärjestelmien toimintavarmuus on parantunut, eikä virheitä tai epävarmuustekijöitä enää esiinny.
Järjestelmien välinen keskustelu toimii nyt automatisoidusti, eikä erillisiä lippulappuja tai manuaalista tarkistustyötä tarvita. Myös mahdollisista tiedonsiirron virheistä tulee automaattinen virheilmoitus, jolloin epäkohtiin reagointi on helppoa.
“Suosittelisin varmasti Alfamen ratkaisua samankaltaisessa tilanteessa painiville”, kertoo Lindberg. ”Jos tiedonsiirtoa ei ole automatisoitu lainkaan tai automaatio ei vastaa laadullisesti tarpeita, on Alfame suositeltavien listalla.”
Alkuperäinen integraatioprojekti pysyi mainiosti sekä aikataulussa että budjetissa, ja integraatiota on laajennettu myöhemmin myös muihin oleellisiin järjestelmiin.
Nyt Alfame huolehtii jatkuvasta tuesta ja ylläpidosta sekä kehityksestä. Integraatiota on myös laajennettu useiden eri järjestelmien välille.
Integraatiosta kustannussäästöjä sekä parempaa asiakaspalvelua ja raportointia
Alfamen integraatioratkaisu on tuonut kustannussäästöä ja merkittävää hyötyä Lakeuden Etapin tietojärjestelmien käyttöön.
Kun esimerkiksi jäteauton kuljettaja havaitsee poikkeaman reitillään ja kirjaa siitä tiedon järjestelmään, voi asiakaspalvelija reagoida asiaan saman tien. Näin myös asiakaspalveluprosessia on voitu kehittää, kun tieto siirtyy luotettavasti eteenpäin.
Integraation ansiosta myös Lakeuden Etapin raportointi on parantunut. Nyt Etapilla pystytään seuraamaan paremmin, miksi esimerkiksi jäteastia ei ole tyhjentynyt ajallaan.
”Järjestelmäintegraatioon panostaminen on hoitanut oman euromääränsä takaisin”, tiivistää Lindberg yhteistyön hyödyt.
Toimiva yhteistyö laajeni yhdestä integraatiosta neljään
”Alfamen kanssa on helppo toimia ja heitä on helppo lähestyä”, kertoo Lindberg yhteistyöstä.
”Jatkokehityshankkeita tuskin olisi ilman toimivaa yhteistyötä”, hän lisää.
Alfame vakuuttikin Lindbergin ensiesiintymisellään.
”Heillä oli hyviä referenssejä ja he pystyivät heti tuomaan selkeitä ratkaisuja ja ehdotuksia”, kertoo Lindberg.
Myös rakentavaan palautteeseen Alfame on reagoinut nopeasti ja ottanut asiakseen huolehtia sen nopeasti eteenpäin.
”Alfamella homma toimii hienosti ja heillä on aktiivinen ote esimerkiksi toimintansa parantamiseen”, kertoo Lindberg. ”He toimivat avoimesti, eikä asiakkaan näkökulmasta ole ylitettäviä raja-aitoja”, Lindberg sanoo.
Lakeuden Etapin yhteistyö Alfamen kanssa onkin laajentunut vuosien saatossa: integraatio lähti liikkeelle vain yhdestä järjestelmästä ja nykyään mukana on jo neljä eri järjestelmää. Lisäksi Alfame toimii kokoaikaisena tukena sekä varmistaa jatkuvuuden ja dokumentaation. Hyvin toimivaa yhteistyötä on helppo jatkaa ja laajentaa!
"Alfamella homma toimii hienosti ja heillä on aktiivinen ote esimerkiksi toimintansa parantamiseen! Jatkokehityshankkeita tuskin olisi ilman toimivaa yhteistyötä."
– Mika Lindberg, Lakeuden Etappi Oy
